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Die Kennzahl „IT-Kosten pro Arbeitsplatz” ist beliebt, weil sie sich in einem Satz erklären lässt. Sie ist auch gefährlich, weil zwei Betriebe mit derselben Zahl völlig unterschiedlich dastehen können — je nachdem, was jeweils eingerechnet wurde.

Genau darin liegt ihr Nutzen und ihre Grenze. Als Vergleich zwischen Unternehmen taugt sie wenig. Als eigene Zeitreihe über Jahre ist sie eine der aussagekräftigsten Zahlen, die ein Betrieb über seine IT haben kann.

Was die Zahl beeinflusst

Bevor ein Wert gebildet wird, muss feststehen, was hineingehört. Vier Posten sind unstrittig, drei umstritten — und die drei erklären den größten Teil der Unterschiede zwischen Vergleichswerten.

Die fünfte Zeile entscheidet fast alles. Ein Betrieb mit eigener IT-Abteilung, der die Personalkosten einrechnet, kommt auf ein Vielfaches eines Betriebs, der sie weglässt — bei identischer Ausstattung.

Deshalb weisen seriöse Vergleichswerte aus, ob Projektkosten und Personal enthalten sind. Fehlt diese Angabe, ist der Wert nicht verwendbar — er beschreibt dann irgendeine Umgebung, aber keine, mit der sich die eigene vergleichen ließe.

Die Größenordnungen

Marktübersichten für den deutschen Mittelstand nennen je nach Betreuungsmodell Werte von etwa 80 bis 200 € pro Mitarbeitendem und Monat. Branchenerhebungen wie der IT-Kosten-Benchmark des VDMA liefern für den Maschinen- und Anlagenbau eigene Vergleichsdaten, unter anderem zur Entwicklung der Gehälter interner IT-Kräfte.

Die Spannweite von mehr als dem Doppelten wirkt zunächst unbrauchbar. Sie ist es nicht — sie beschreibt reale Unterschiede: eine überwiegend selbst betreute Umgebung gegen eine vollständig ausgelagerte, ein Betrieb mit einfacher Bürosoftware gegen einen mit Konstruktions- oder Branchenanwendungen.

Für die eigene Einordnung heißt das: Vergleichswerte taugen als grober Rahmen, nicht als Zielgröße. Wer deutlich außerhalb liegt, hat einen Anlass nachzusehen — nicht mehr und nicht weniger. Und in der Praxis führt dieses Nachsehen häufiger zu einer Erklärung als zu einem Befund.

Wie man die Zahl bildet

1. Zeitraum festlegen Ein volles Kalenderjahr, damit einmalige Posten nicht verzerren.
2. Posten festlegen und aufschreiben Welche der sieben Zeilen oben fließen ein? Diese Festlegung gilt dauerhaft.
3. Einmaliges verteilen Hardware über die Nutzungsdauer, größere Softwareanschaffungen ebenso.
4. Bezugsgröße wählen Arbeitsplätze oder Beschäftigte? Bei Schicht- oder Teilzeitbetrieb macht das einen erheblichen Unterschied.
5. Teilen und dokumentieren Ergebnis, Zeitraum und enthaltene Posten zusammen ablegen.

Schritt vier wird häufig übersehen. In einem Betrieb, in dem sich drei Schichten zwei Arbeitsplätze teilen, unterscheiden sich beide Bezugsgrößen um mehr als die Hälfte — und beide Werte sind richtig, solange klar ist, welcher gemeint ist.

Wofür die Kennzahl taugt

Der dritte Punkt rechts verdient eine Erläuterung. Eine Kennzahl zum Senkungsziel zu machen, erzeugt vorhersehbares Verhalten: Kosten werden verschoben statt gesenkt — in andere Kostenstellen, in die Fachbereiche, in die interne Arbeitszeit. Die Zahl sinkt, die Ausgaben nicht.

Ein Rechenbeispiel

Wie stark die Definition den Wert verändert, zeigt dieselbe Umgebung in zwei Varianten: ein Betrieb mit 60 Arbeitsplätzen, einer Teilzeit-IT-Kraft und überwiegend ausgelagerter Betreuung.

Beide Werte sind korrekt. Beide beschreiben denselben Betrieb. Wer sie ohne Angabe der Grundlage nebeneinanderstellt, zieht daraus zwangsläufig falsche Schlüsse.

Daraus folgt die einzige verbindliche Regel für diese Kennzahl: Der Wert wird nie ohne die Definition weitergegeben. Ein Satz genügt — „enthält Hardware, Software, externe Betreuung und Cloud, ohne internes Personal und ohne Projekte” —, und die Zahl wird brauchbar.

Der Wert der Zeitreihe

Aussagekräftig wird die Kennzahl ab dem dritten Jahr, weil erst dann eine Entwicklung sichtbar ist. Drei Verläufe kommen typischerweise vor, und jeder erzählt etwas anderes.

Konstant bei wachsender Belegschaft. Die IT skaliert mit — das ist der Normalfall bei nutzerbasierten Modellen und meist unauffällig.

Steigend bei konstanter Belegschaft. Der interessanteste Fall. Entweder wurden Funktionen ausgebaut, oder es sind Posten hinzugekommen, die niemand bemerkt hat. Beides lohnt die Nachfrage.

Sinkend. Selten und meist nicht durch Sparen, sondern durch Konsolidierung — Doppelungen beendet, Mengen angepasst, Verträge zusammengeführt. Dieser Verlauf hält an, während echtes Sparen sich nach einem Jahr umkehrt.

Damit diese Verläufe überhaupt lesbar sind, muss die Berechnungsgrundlage über die Jahre gleich bleiben. Eine Kennzahl, deren Bestandteile sich ändern, zeigt Bewegungen, die nur aus der geänderten Rechnung stammen — das ist der häufigste Fehler bei ihrer Verwendung.

Die Voraussetzung, an der es meist scheitert

Um die Zahl zu bilden, braucht es die Gesamtsumme der IT-Kosten. Genau die ist in vielen Betrieben nicht verfügbar, weil die Posten über Anlagenbuchhaltung, Verträge, Cloud-Konsole und Lastschriften verteilt liegen.

Deshalb ist die Kennzahl selten das erste Ziel. Sie ist ein Nebenprodukt: Wer die laufenden Zahlungen einmal zusammengeführt hat, kann sie in Minuten bilden — wer das nicht hat, braucht dafür Tage.

Werkzeuge, die Verträge, Lizenzen und laufende Zahlungen in einer Ansicht führen, liefern die Basiszahl deshalb als Nebeneffekt. Der eigentliche Aufwand liegt ohnehin nicht in der Division, sondern in der Vollständigkeit dessen, was oben steht — und genau daran scheitern die meisten Versuche, die Kennzahl einmalig zu ermitteln.

Was die Zahl nicht beantwortet

Eine niedrige Kennzahl ist kein Gütezeichen. Sie kann bedeuten, dass effizient gewirtschaftet wird — oder dass an Sicherheit, Ausstattung und Betreuung gespart wurde, was sich später anders bemerkbar macht.

Umgekehrt ist ein hoher Wert kein Alarmsignal. Ein Betrieb mit rechenintensiven Fachanwendungen, hohen Sicherheitsanforderungen oder verteilten Standorten hat gute Gründe, über dem Marktwert zu liegen.

Die Kennzahl beantwortet deshalb nur eine Frage: Wie viel geben wir aus, und wie entwickelt sich das? Ob dieser Betrag angemessen ist, entscheidet sich an anderen Stellen — an Ausfallzeiten, an der Zufriedenheit der Nutzenden und daran, ob die IT die Arbeit unterstützt oder ausbremst.

Die nützlichere Schwesterkennzahl

Neben dem Wert je Arbeitsplatz lohnt eine zweite Zahl, die seltener gebildet wird und in Gesprächen oft mehr bewirkt: der Anteil der IT-Kosten am Umsatz.

Sie hat zwei Vorteile. Erstens skaliert sie mit der Geschäftsentwicklung — ein Betrieb, der wächst, darf absolut mehr für IT ausgeben, ohne dass die Kennzahl steigt. Zweitens ist sie für die Geschäftsführung unmittelbar anschlussfähig, weil Umsatzanteile eine vertraute Größe sind.

Ihre Schwäche ist die Branchenabhängigkeit: Ein Handelsbetrieb mit hohem Umsatz und geringer Marge kommt auf einen völlig anderen Anteil als ein Ingenieurbüro. Der Vergleich lohnt deshalb nur innerhalb derselben Branche — und auch dort nur als Größenordnung.

Beide Kennzahlen zusammen ergeben ein brauchbares Bild: die eine zeigt, was ein Arbeitsplatz kostet, die andere, ob das im Verhältnis zur Geschäftsentwicklung steht. Einzeln ist jede von beiden leicht misszuverstehen.

Häufige Fragen

Was kostet IT pro Mitarbeiter im Mittelstand?

Marktübersichten nennen je nach Betreuungsmodell Größenordnungen von etwa 80 bis 200 € pro Mitarbeitendem und Monat. Die große Spanne beschreibt reale Unterschiede zwischen selbst betreuten und ausgelagerten Umgebungen sowie zwischen einfacher Bürosoftware und rechenintensiven Fachanwendungen. Als grober Rahmen brauchbar, als Zielgröße nicht.

Welche Posten gehören in die Kennzahl?

Unstrittig sind anteilige Hardwarekosten, Software und Lizenzen, externe Wartung und Support sowie Cloud- und Hosting-Verbrauch. Umstritten sind interne IT-Personalkosten, Projektkosten und anteilige Raum- und Energiekosten. Die Personalkosten haben die größte Hebelwirkung — ihr Ein- oder Ausschluss kann den Wert vervielfachen.

Kann man die Zahl mit anderen Betrieben vergleichen?

Nur sehr eingeschränkt. Ohne die Angabe, welche Posten enthalten sind, ist ein Vergleichswert nicht verwendbar — zwei Betriebe mit identischer Ausstattung können sich um ein Vielfaches unterscheiden, je nachdem ob Personalkosten eingerechnet wurden. Aussagekräftig ist die Zahl vor allem als eigene Zeitreihe.

Sollte die Kennzahl als Sparziel dienen?

Besser nicht. Eine Kennzahl zum Senkungsziel zu machen erzeugt vorhersehbares Verhalten: Kosten werden in andere Kostenstellen, in die Fachbereiche oder in interne Arbeitszeit verschoben. Die Zahl sinkt, die tatsächlichen Ausgaben bleiben — nur werden sie unsichtbarer.

Ab wann ist die Zeitreihe aussagekräftig?

Ab dem dritten Jahr, weil erst dann eine Entwicklung erkennbar wird. Voraussetzung ist, dass die Berechnungsgrundlage unverändert bleibt — eine Kennzahl, deren Bestandteile sich ändern, zeigt Bewegungen, die nur aus der geänderten Rechnung stammen.