3D Computer Service

Wer drei Angebote für die Betreuung von IT-Arbeitsplätzen nebeneinanderlegt, bekommt drei Monatspreise, die sich um den Faktor fünf unterscheiden können. Wer danach in der eigenen Buchhaltung nachsieht, findet keine dieser Zahlen wieder. Das liegt selten an unseriösen Angeboten, sondern daran, dass jede Aufstellung etwas anderes zählt: mal nur das Endgerät, mal Hardware plus Lizenzen, mal die komplette Umlage der Serverlandschaft.

Eine Arbeitsplatzrechnung ist deshalb kein Preisvergleich, sondern eine Buchungsfrage. Sie wird erst belastbar, wenn feststeht, welche Posten hineingehören, auf welche Bezugsgröße sie umgelegt werden und mit welchem Wert die Zeit angesetzt wird, die niemand in Rechnung stellt. Genau der letzte Punkt fehlt in den meisten Aufstellungen — und er ist, wie die Zahlen unten zeigen, der größte.

Warum die kursierenden Zahlen so weit auseinanderliegen

Die meisten frei verfügbaren Angaben zu Arbeitsplatzkosten stammen von Anbietern, die selbst Arbeitsplätze betreuen. Sie sind nicht falsch, aber sie beschreiben ein Angebot und keine Kostenrechnung: Was der Anbieter nicht liefert, taucht in seiner Zahl auch nicht auf. Interne Personalzeit fehlt dort systematisch, weil sie nicht Teil des Vertrags ist.

Belastbar sind nur Erhebungen, die bei den Unternehmen selbst fragen. Der VDMA — der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau — hat für seinen IT-Kosten Benchmark 2025 die Geschäftsjahresdaten 2024 von 169 Mitgliedsunternehmen ausgewertet, erhoben zwischen Februar und April 2025. Die Stichprobe ist branchengebunden und damit kein Abbild der Gesamtwirtschaft, aber sie ist offengelegt, konsistent erhoben und über Jahre vergleichbar. Das ist mehr, als die meisten kursierenden Faustregeln vorweisen können.

Die Bezugsgröße entscheidet über das Ergebnis

Zwei Zahlen aus derselben Erhebung unterscheiden sich um 17 Prozent, ohne dass eine davon falsch wäre: 6.003 Euro IT-Gesamtkosten je Mitarbeiter stehen 5.144 Euro je Rechnerarbeitsplatz gegenüber. Der Unterschied ist keine Methodenfrage, sondern eine Zählfrage — auf einen Mitarbeiter kommen im Schnitt 1,2 Rechnerarbeitsplätze. Notebook und Werkstattrechner sind zwei Arbeitsplätze, aber ein Kopf.

Für Vergleiche zwischen Unternehmen taugt der Rechnerarbeitsplatz besser, weil er die Ausstattungstiefe abbildet. Für Budgetgespräche taugt der Kopf besser, weil Personalplanung in Köpfen erfolgt. Wer beides mischt, produziert Scheinunterschiede. Bemerkenswert ist die Entwicklung: 2017 lag die Quote noch bei 0,98 Arbeitsplätzen je Mitarbeiter, der Anteil mobiler Arbeitsplätze bei 37 Prozent statt heute 57 Prozent. Die Zahl der zu betreuenden Geräte ist schneller gewachsen als die Zahl der Beschäftigten.

Die vier Posten, die auf einer Rechnung stehen

Der einfache Teil der Rechnung sind die Positionen, für die es einen Beleg gibt. Sie landen ohnehin in der Buchhaltung und müssen nur noch auf die Zahl der Rechnerarbeitsplätze umgelegt werden.

1. Endgerät und Peripherie Notebook oder Rechner, Dockingstation, Bildschirme, Tastatur, Headset. Anschaffungspreis geteilt durch die tatsächliche Nutzungsdauer im Betrieb, nicht durch die steuerliche.
2. Betriebs- und Anwendersoftware Arbeitsplatzlizenzen, Sicherheitssoftware, Fachanwendungen. Jahreswert je Platz, inklusive der Lizenzen, die auf inaktive Konten laufen.
3. Umlage der gemeinsamen Infrastruktur Netz, Server, Datensicherung, Telefonie, Räume. Gesamtkosten durch die Zahl der Arbeitsplätze — grob, aber nachvollziehbar.
4. Externe Leistungen Wartungsverträge, Fernwartung, projektfreie Dienstleisterstunden. Alles, was einmal im Jahr als Rechnung eingeht.

Der Posten, den niemand fakturiert

Bis hierhin ist die Rechnung vollständig aus Belegen erstellbar — und genau das ist ihr Problem. Alles, was fakturiert wird, findet automatisch den Weg in die Kostenstelle. Betreuungszeit wird nicht fakturiert und findet ihn deshalb nicht. Sie ist der einzige große Posten, für den es keinen Beleg gibt, der an die richtige Stelle wandert.

Die Größenordnung lässt sich aus der VDMA-Erhebung ableiten: IT-Personalkosten machen im Durchschnitt 42 Prozent der IT-Gesamtkosten aus, in Unternehmen unter 100 Millionen Euro Umsatz bis zu 48 Prozent. Auf 4.214 Euro je Arbeitsplatz gerechnet sind das rund 2.023 Euro — mehr als Endgerät und Lizenzen zusammen. Diese Summe steht immerhin noch im IT-Budget.

Der wirklich unsichtbare Teil sitzt daneben. In Unternehmen unter 50 Millionen Euro Umsatz stehen laut derselben Erhebung etwa sieben eigenen IT-Mitarbeitern rund neun Key-User gegenüber, und der Verband hält ausdrücklich fest, dass der Betreuungsbeitrag dieser Key-User in den unteren Umsatzklassen wesentlich höher ausfällt als in den oberen. Key-User sind Fachbereichsmitarbeiter. Ihre Stunden werden auf Vertrieb, Konstruktion oder Buchhaltung gebucht, nie auf IT. In der Arbeitsplatzrechnung fehlen sie vollständig.

Beispielrechnung: 50 Mitarbeiter, 60 Rechnerarbeitsplätze

Angenommen wird ein Betrieb mit 50 Beschäftigten, weniger als 50 Millionen Euro Umsatz und — nach dem Faktor 1,2 — sechzig Rechnerarbeitsplätzen. Als Gesamtwert wird der VDMA-Wert dieser Umsatzklasse gesetzt, die Aufteilung der Sachkosten ist eine Annahme des Beispiels, die jeder Betrieb durch eigene Belegwerte ersetzen muss. Der Personalanteil folgt der erhobenen Kostenstruktur.

Der Key-User-Wert entsteht so: Neun Key-User, die jeweils zehn Prozent ihrer Arbeitszeit auf IT-Fragen verwenden, ergeben 0,9 Vollzeitäquivalente. Gemessen an sieben IT-Stellen sind das 12,9 Prozent zusätzliche Betreuungskapazität, angewendet auf die 2.023 Euro also rund 261 Euro je Platz. Der Zehn-Prozent-Ansatz ist geschätzt und sollte durch eine eigene Aufschreibung ersetzt werden — die Struktur der Rechnung bleibt davon unberührt. Ergebnis: Der Betreuungsanteil steigt auf 2.284 Euro und damit auf 51 Prozent der Gesamtkosten. Über sechzig Plätze summiert sind das rund 268.500 Euro im Jahr, von denen etwa 15.700 Euro in keinem IT-Budget stehen.

Wie viele Stunden das tatsächlich sind

Euro-Beträge lassen sich in Zeit zurückrechnen, und erst dann wird die Größenordnung anschaulich. Das Statistische Bundesamt weist für 2025 durchschnittliche Arbeitskosten von 45,00 Euro je geleisteter Arbeitsstunde aus, für den Wirtschaftszweig Information und Kommunikation 58,50 Euro. Die Werte enthalten Bruttoverdienste und Lohnnebenkosten, also die tatsächliche Belastung des Arbeitgebers.

Mit diesen Sätzen entsprechen 2.023 Euro IT-Personalkosten je Arbeitsplatz rund 35 Stunden Arbeit der eigenen IT-Abteilung im Jahr. Die 261 Euro Key-User-Zeit entsprechen weiteren knapp sechs Stunden aus den Fachbereichen. Zusammen ist das etwa eine volle Arbeitswoche pro Arbeitsplatz und Jahr, die ausschließlich damit vergeht, dass dieser eine Platz funktioniert. Bei sechzig Plätzen sind das rechnerisch mehr als eineinhalb Vollzeitstellen — ein Aufwand, der in Zeiten von rund 109.000 offenen IT-Stellen in Deutschland nicht beliebig nachbesetzbar ist.

Hardware ansetzen: Steuerrecht ist nicht Kostenrechnung

Ein häufiger Fehler in Arbeitsplatzrechnungen ist die Übernahme der steuerlichen Abschreibung. Für Computerhardware und Betriebs- sowie Anwendersoftware kann seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 (Aktenzeichen IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, BStBl I S. 187) eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Es ersetzt das Schreiben vom 26. Februar 2021 und ist im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch 2025 unverändert als geltende Anweisung geführt — eine Neufassung für 2025 oder 2026 gibt es nicht.

Das Schreiben stellt in Randziffer 1.1 ausdrücklich klar, dass die kürzere Nutzungsdauer „keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und keine Sofortabschreibung” darstellt und auch kein Wahlrecht im Sinne des § 5 Absatz 1 EStG ist. Die Wirtschaftsgüter bleiben nach Randziffer 1.2 im Bestandsverzeichnis, ein Abweichen von der Ein-Jahres-Annahme ist zulässig. Nach Randziffer 1.4 wird es nicht beanstandet, wenn die Abschreibung im Anschaffungsjahr in voller Höhe vorgenommen wird.

Für die Arbeitsplatzrechnung folgt daraus: Ein Notebook, das drei Jahre im Einsatz ist, kostet betriebswirtschaftlich in jedem dieser Jahre ein Drittel — unabhängig davon, dass es steuerlich im ersten Jahr vollständig abgezogen sein kann. Wer die Steuerzahl übernimmt, erzeugt im Beschaffungsjahr einen Ausreißer und danach zwei Jahre mit einer zu niedrigen Zahl. Auch die mit dem steuerlichen Investitionssofortprogramm 2025 wieder eingeführte degressive Abschreibung von bis zu 30 Prozent für bewegliche Wirtschaftsgüter, angeschafft zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027, ändert für Computerhardware nichts: Bei einjähriger Nutzungsdauer ist der Abzug ohnehin bereits vollständig.

Was diese Rechnung nicht leistet

Ein Benchmark ist ein Vergleichsmaßstab und kein Ziel. Der VDMA formuliert diese Einschränkung in der Auswertung selbst deutlicher, als es in der Rezeption der Zahlen üblicherweise ankommt.

Drei weitere Grenzen sind zu beachten. Die Stichprobe stammt aus dem Maschinen- und Anlagenbau; Handel, Kanzleien oder Pflegeeinrichtungen haben andere Ausstattungstiefen. Projektkosten sind in der Kostenquote nicht durchgängig enthalten, eine ERP-Einführung sprengt jede Arbeitsplatzrechnung des betreffenden Jahres. Und Ausfallkosten fehlen ganz: Anbieterstudien zu verlorener Arbeitszeit durch IT-Störungen — etwa die viel zitierte Erhebung von Nexthink mit rund 25 Minuten Zeitverlust je Vorfall in Deutschland — sind interessengeleitet und taugen als Hinweis, nicht als Rechengröße.

Welche Entscheidungen die Zahl verändert

Sobald der Betreuungsanteil sichtbar ist, verschieben sich zwei Abwägungen. Erstens wird die Frage nach Auslagerung rechenbar: Ein Pauschalangebot ist nicht mit den Sachkosten zu vergleichen, sondern mit Sachkosten plus dem Teil der Betreuungszeit, den es tatsächlich ersetzt. Zweitens lohnt sich Standardisierung messbar — der Betreuungsaufwand hängt weniger an der Zahl der Geräte als an der Zahl der Varianten.

Auf der Sachkostenseite liegt der schnellste Hebel bei Lizenzen und Verträgen, weil dort Bestände weiterlaufen, die niemand mehr nutzt. Software, die Software-Lizenzen und Vertragslaufzeiten zusammen mit den tatsächlichen Kontobewegungen in einer Ansicht zeigt — Yupana etwa lässt so das Einsparpotenzial am Arbeitsplatz durchrechnen —, setzt genau an diesem Teil der IT-Arbeitsplatz-Kosten pro Jahr an. Die Betreuungszeit erfasst sie nicht, und eine Buchhaltung oder ein Ersatz für die Kanzlei ist sie ausdrücklich nicht; Firmenkarten gibt sie ebenfalls keine aus.

Wann gerechnet wird und wer welche Zahl liefert

Der sinnvolle Rhythmus ist jährlich, im Vorfeld der Budgetplanung, mit den Ist-Zahlen des abgelaufenen Geschäftsjahres. Häufiger lohnt sich der Aufwand nicht, seltener veraltet die Umlagebasis, weil sich die Zahl der Arbeitsplätze verschiebt.

Die Zuständigkeiten sind eindeutig verteilbar: Die Buchhaltung liefert die Sachkonten für Hardware, Software und Dienstleister, die IT liefert die Zahl der aktiven Rechnerarbeitsplätze und Lizenzen, die Personalabteilung liefert die Vollzeitäquivalente in der IT. Offen bleibt allein die Key-User-Zeit — sie lässt sich nur über eine befristete Aufschreibung ermitteln. Zwei Wochen Strichliste in den betroffenen Fachbereichen genügen, um aus einer geschätzten Prozentzahl eine belegte zu machen. Danach ist die Rechnung nicht mehr angreifbar, und genau das ist ihr Zweck.

Häufige Fragen

Was kostet ein IT-Arbeitsplatz im Jahr?

Nach dem IT-Kosten Benchmark 2025 des VDMA, der die Geschäftsjahresdaten 2024 von 169 Unternehmen auswertet, liegen die IT-Gesamtkosten je Rechnerarbeitsplatz im Durchschnitt bei 5.144 Euro pro Jahr. In Unternehmen mit weniger als 50 Millionen Euro Umsatz sind es rund 4.214 Euro, in Unternehmen über 500 Millionen Euro rund 5.913 Euro. 2017 lag der Durchschnitt noch bei 3.755 Euro.

Warum liegen die kursierenden Angaben so weit auseinander?

Weil sie unterschiedliche Posten enthalten und unterschiedliche Bezugsgrößen verwenden. Anbieterangaben beschreiben den Leistungsumfang eines Vertrags und lassen interne Personalzeit systematisch weg. Zusätzlich unterscheidet sich die Rechnung je Kopf von der je Rechnerarbeitsplatz um rund 17 Prozent, weil auf einen Mitarbeiter im Schnitt 1,2 Arbeitsplätze kommen.

Gehört die Arbeitszeit der eigenen IT in die Arbeitsplatzkosten?

Ja, sonst ist die Zahl nicht vergleichbar. IT-Personalkosten machen laut VDMA-Erhebung 42 Prozent der IT-Gesamtkosten aus, in Unternehmen unter 100 Millionen Euro Umsatz bis zu 48 Prozent. Wird dieser Block weggelassen, halbiert sich das Ergebnis rechnerisch, und jeder Vergleich mit einem Dienstleisterangebot geht zugunsten des Angebots aus.

Wird Hardware nach dem Steuerrecht oder nach der Nutzungsdauer angesetzt?

Für die Kostenrechnung nach der tatsächlichen Nutzungsdauer im Betrieb. Steuerlich kann für Computerhardware und Software nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden, was faktisch zum vollen Abzug im Anschaffungsjahr führt. Diese Zahl in die Arbeitsplatzrechnung zu übernehmen, erzeugt einen Ausreißer im Beschaffungsjahr und zu niedrige Werte in den Folgejahren.

Woran zeigt sich, ob die eigene IT-Betreuung zu dünn besetzt ist?

Am Betreuungsschlüssel, also der Zahl betreuter Mitarbeiter je IT-Mitarbeiter. Der Gesamtdurchschnitt der VDMA-Erhebung liegt bei etwa 53; Unternehmen unter 50 Millionen Euro Umsatz kommen auf rund 72, größere Unternehmen auf 43 bis 45. Ein deutlich höherer Wert bedeutet in der Regel nicht weniger Aufwand, sondern nur, dass ein Teil der Betreuung von Key-Usern in den Fachbereichen getragen wird.