3D Computer Service

In fast jedem mittelständischen Betrieb existiert eine gut gepflegte Liste der Notebooks — mit Seriennummer, Kaufdatum und Zuordnung. Eine ebenso gepflegte Liste der Software, die auf diesen Notebooks läuft und monatlich abgerechnet wird, existiert deutlich seltener. Die Geräte werden gezählt, die Abonnements laufen.

Der Grund ist ein Verfahrensunterschied. Hardware durchläuft eine Beschaffung: Angebot, Freigabe, Rechnung, Inventar. Software entsteht durch eine Anmeldung mit einer Firmenkreditkarte und taucht danach nur als Lastschrift auf. Der Posten mit der strengeren Genehmigungskette ist über die Zeit der kleinere — der ohne wächst unbeobachtet.

Zwei Kostenarten, zwei Verfahren

Hardware wird als Investition behandelt. Sie hat einen Anschaffungszeitpunkt, einen Preis, eine erwartete Einsatzdauer und einen Restwert. Damit ist sie planbar: Wer weiß, wie viele Geräte im Bestand sind und wie alt sie im Schnitt sind, kann den Beschaffungsbedarf der nächsten drei Jahre grob beziffern.

Software hat keinen dieser Merkmale. Ein Abonnement hat keinen Anschaffungszeitpunkt, sondern ein Startdatum; keinen Preis, sondern einen Monatsbetrag; keine Einsatzdauer, sondern eine Kündigungsfrist. Es endet nicht von selbst, es verlängert sich. Und weil der monatliche Betrag klein ist, fällt er in keiner Freigaberunde auf.

In der Budgetplanung wird der Hardware-Posten deshalb jährlich neu diskutiert, der Software-Posten dagegen fortgeschrieben — als eine Summe, deren Zusammensetzung niemand mehr auseinandernehmen kann. Genau diese Summe wächst am schnellsten.

Was die einjährige Nutzungsdauer verändert hat — und was nicht

Steuerlich ist die Trennung zwischen Investition und laufendem Aufwand für IT weitgehend aufgehoben. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 26. Februar 2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :013) festgelegt, dass für Computerhardware und für Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden kann. Das Schreiben vom 22. Februar 2022 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025) hat es ersetzt und präzisiert.

Erfasst ist der komplette Arbeitsplatz: Desktop-Rechner, Notebooks, Tablets, Workstations, Dockingstationen sowie Peripheriegeräte wie Monitore, Tastaturen, Drucker und Scanner. Auf der Softwareseite gehören ERP- und Individualsoftware dazu. Anwendbar ist die Regelung erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 enden.

Das Schreiben von 2022 stellt zugleich klar, was die Regelung nicht ist: keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und kein Wahlrecht im Sinne des § 5 Absatz 1 EStG. Die Anwendung ist nicht verpflichtend, und die Wirtschaftsgüter sind weiterhin im Bestandsverzeichnis zu führen. Unterhalb von 800 € netto greift ohnehin die Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Absatz 2 EStG.

Der praktische Effekt wird selten so formuliert: Buchhalterisch ist Hardware damit ebenso laufender Aufwand wie ein Software-Abo. In der internen Planung bleibt sie trotzdem Investition — mit Antrag, Freigabe und Beschluss. Die Software läuft daneben her, ohne vergleichbares Verfahren. Die steuerliche Angleichung hat die organisatorische Ungleichbehandlung nicht aufgehoben.

Ein Arbeitsplatz, durchgerechnet

Die folgende Rechnung nutzt einen Standardarbeitsplatz im Büro. Angesetzt ist eine Einsatzdauer von vier Jahren — nicht die steuerliche Nutzungsdauer von einem Jahr, sondern der Zeitraum, nach dem das Gerät üblicherweise ersetzt wird. Alle Werte netto.

Der Wert für das Office-Paket ist keine Schätzung: Microsoft weist für Microsoft 365 Business Standard 12,13 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung aus, zuzüglich Umsatzsteuer (Stand August 2026), also 145,56 € im Jahr. Die übrigen Softwarepositionen sind Beispielwerte marktüblicher Größenordnung und die Stellschrauben für eigene Verträge.

Bemerkenswert ist die Zeile zum Betriebssystem. Sie kostet nichts, weil die Lizenz im Gerätepreis steckt — sie ist der einzige Software-Posten, der als Hardware budgetiert wird. Das ist der Grund, warum Betriebssysteme in Kostenbetrachtungen fast nie auftauchen.

Wie sich das Verhältnis über vier Jahre verschiebt

Die Jahreszahl allein verdeckt den eigentlichen Punkt. Interessant wird es, wenn die Anschaffung dort steht, wo sie tatsächlich anfällt: vollständig im ersten Jahr.

Nach etwa 28 Monaten überholt die aufgelaufene Softwaresumme die einmalige Hardware-Anschaffung. Ab diesem Punkt ist jeder weitere Euro am Arbeitsplatz ein Software-Euro — und zwar einer, der in keiner Investitionsplanung steht, weil er als laufender Betriebsaufwand durchläuft.

Die Verschiebung fällt umso stärker aus, je länger Geräte im Einsatz bleiben. Ein von vier auf fünf Jahre gestreckter Austauschzyklus senkt die jährlichen Hardwarekosten um rund 85 € und hebt den Softwareanteil über zwei Drittel. Längere Nutzungsdauern sparen also im ohnehin kleineren Block.

Was in dieser Rechnung nicht enthalten ist

Die 1.147 € sind eine reine Sach- und Lizenzkostenzahl. Sie beziffert, was ein Arbeitsplatz an Geräten und Software kostet — nicht, was er im Betrieb kostet. Vier Blöcke fehlen systematisch.

Betreuung und Support. Helpdesk, Patch-Management, Monitoring und Geräteaustausch bei Defekt sind der größte Einzelposten und in dieser Rechnung nicht enthalten. IT-Dienstleister setzen für einen vollständig ausgestatteten und betreuten Arbeitsplatz Richtwerte von 150 bis 220 € netto je Nutzer und Monat an (Stand Dezember 2025) — also 1.800 bis 2.640 € im Jahr, Hardware, Lizenzen und Service zusammengenommen. Die Differenz zur reinen Sachkostenzahl ist im Wesentlichen menschliche Arbeitszeit.

Ersteinrichtung und Rückgabe. Aufsetzen, Datenübernahme, Konteneinrichtung und die Rückgabe des Altgeräts inklusive Datenlöschung fallen je Wechsel an und werden fast nie dem Arbeitsplatz zugeordnet.

Gemeinsame Dienste und Reserve. Internetanbindung, WLAN, Firewall, Dateiablage und Telefonie fallen je Standort an, nicht je Person; Ersatzgeräte stehen bereit, ohne genutzt zu werden. Beides taucht in keiner Arbeitsplatzrechnung auf und kostet trotzdem.

Warum die Softwareseite ausfranst und die Hardwareseite nicht

Die vierte Zeile rechts ist der teuerste Unterschied. Ein Notebook, das nicht mehr gebraucht wird, steht sichtbar im Schrank. Eine Lizenz, die nicht mehr gebraucht wird, wird weiter abgebucht — und niemand bemerkt es, weil sie technisch weiterhin funktioniert. Werkzeuge, die einmalige Anschaffungen und laufende Abos gemeinsam erfassen, setzen genau an dieser Asymmetrie an: Die Hardwareseite ist ohnehin dokumentiert, es fehlt die zweite Spalte daneben.

Die Posten, die in keiner Liste stehen

Wer die Softwaresumme eines Betriebs zum ersten Mal aus den Kontobewegungen rekonstruiert, findet regelmäßig vier Kategorien, die in keiner Planung standen.

Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter, weil der Zugang gesperrt, aber der Platz nicht abbestellt wurde. Doppelabonnements, weil zwei Abteilungen dieselbe Aufgabe unterschiedlich lösen. Testzugänge, die nach der Probephase in ein bezahltes Abo übergingen. Und Staffelsprünge — Preise, die ab einer bestimmten Nutzerzahl in die nächste Stufe wechseln, ohne neuen Vertrag.

Diese vier Kategorien erklären, warum eine Zahl je Arbeitsplatz aussagekräftiger ist als eine Gesamtsumme: Erst die Division durch die Personenzahl macht sichtbar, dass für 40 Mitarbeiter 47 Office-Lizenzen bezahlt werden.

Wie sich die Jahressumme ermitteln lässt

1. Hardware-Bestand nehmen Geräteliste mit Kaufpreis und Kaufdatum, dann durch die angesetzte Einsatzdauer teilen.
2. Zwölf Monate Zahlungen durchsehen Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen eines vollen Jahres auf wiederkehrende Beträge prüfen — jährliche Abbuchungen erscheinen nur einmal.
3. Je Position drei Angaben festhalten Betrag, Abrechnungsintervall und Anzahl der bezahlten Plätze.
4. Bezahlte gegen genutzte Plätze stellen Diese Angabe kommt aus der Anwendung selbst, nicht aus der Rechnung, und deckt die Karteileichen auf.
5. Je Position einen Zuständigen eintragen Wo niemand genannt werden kann, ist die Position der erste Kandidat für eine Kündigung.
6. Durch die Zahl der Arbeitsplätze teilen Ergebnis ist eine Kennzahl, die sich im Folgejahr vergleichen lässt.

Schritt zwei ist der aufwendigste und der einzige unverzichtbare. Eine Softwareliste aus dem Gedächtnis fällt regelmäßig zu kurz aus — es fehlen genau die Positionen, die klein sind und automatisch laufen.

Was die Zahl nicht leistet

Eine Kennzahl je Arbeitsplatz beantwortet nicht, ob die Ausgaben angemessen sind. Ein Konstruktionsplatz mit CAD-Lizenz und Workstation liegt um ein Vielfaches höher als einer in der Verwaltung, ohne dass daraus Sparbedarf folgt. Branchenübergreifende Vergleiche sind aus demselben Grund wenig aussagekräftig.

Ihr Wert liegt im Zeitvergleich mit sich selbst. Steigt die Zahl je Arbeitsplatz zwei Jahre hintereinander, ohne dass Geräte teurer wurden oder neue Anwendungen hinzukamen, liegt die Ursache in Preisanpassungen laufender Verträge oder in Plätzen, die nicht abbestellt wurden — ohne diese Zahl beides unsichtbar.

Wann der Zeitpunkt günstig ist

Die Ermittlung lohnt sich nicht als Dauerkontrolle, sondern zu Anlässen: bei der Budgetplanung, wo die Zahl ohnehin gebraucht und meist geschätzt wird, bei einem größeren Geräteaustausch, weil dann beide Blöcke gleichzeitig auf dem Tisch liegen, und bei einem Wechsel der Zuständigkeit, weil der Bestand dabei ohnehin zu übergeben ist.

Die Zuständigkeit ist die eigentliche Weichenstellung. Solange die Hardware bei der IT und die Software-Rechnungen in der Buchhaltung liegen, gibt es keine Stelle, an der beide Zahlen zusammenkommen — und damit keine Antwort auf die Frage, was ein Arbeitsplatz im Jahr kostet.

Häufige Fragen

Was kostet ein IT-Arbeitsplatz pro Jahr?

In einem Rechenbeispiel mit Business-Notebook, Monitor, Peripherie, Office-Paket, einer Fachanwendung, Sicherheit und Backup ergeben sich rund 1.147 € netto im Jahr bei vier Jahren Einsatzdauer — davon 425 € Hardware und 722 € Software. Nicht enthalten sind Betreuung und Support. IT-Dienstleister nennen für einen vollständig betreuten Arbeitsplatz Richtwerte von 150 bis 220 € netto je Nutzer und Monat (Stand Dezember 2025), also 1.800 bis 2.640 € im Jahr.

Wie lange wird Computerhardware steuerlich abgeschrieben?

Für Computerhardware und für Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung kann nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025) eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Erfasst sind unter anderem Notebooks, Tablets, Workstations, Dockingstationen sowie Peripheriegeräte wie Monitore, Tastaturen und Drucker. Die Anwendung ist nicht verpflichtend, und die Wirtschaftsgüter bleiben im Bestandsverzeichnis zu führen.

Warum liegen die tatsächlichen Softwarekosten meist über der Planung?

Weil vier Kategorien in keiner Planung stehen: Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter, deren Zugang gesperrt, aber deren Platz nicht abbestellt wurde; Doppelabonnements zweier Abteilungen für dieselbe Aufgabe; Testzugänge, die nach der Probephase automatisch in ein bezahltes Abo übergegangen sind; und Staffelsprünge, bei denen der Preis ab einer bestimmten Nutzerzahl in die nächste Stufe wechselt.

Ab wann übersteigen die Softwarekosten die Hardwarekosten?

Im Rechenbeispiel nach etwa 28 Monaten. Die Hardware fällt einmalig mit 1.700 € an, die Software mit 722 € pro Jahr. Am Ende des ersten Jahres entfallen rund 70 % der aufgelaufenen Kosten auf Hardware, am Ende des vierten Jahres nur noch 37 %. Je länger Geräte im Einsatz bleiben, desto stärker verschiebt sich das Verhältnis zugunsten der Software.

Wie lässt sich die Jahressumme im eigenen Betrieb ermitteln?

Die Hardwareseite ergibt sich aus der Geräteliste, geteilt durch die angesetzte Einsatzdauer. Die Softwareseite entsteht aus einem Durchgang durch zwölf Monate Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen — ein voller Jahreszeitraum ist nötig, weil jährlich abgerechnete Positionen nur einmal erscheinen. Je Position werden Betrag, Intervall, Anzahl bezahlter Plätze und ein Zuständiger festgehalten. Die Division durch die Zahl der Arbeitsplätze ergibt die Kennzahl.